Matrice d’Eisenhower : une méthode de gestion des tâches
Lorsque vous êtes confronté à une série de tâches, comment décidez-vous de celle qui est la plus importante ? Choisissez-vous la tâche qui vous permettra de vous rapprocher de vos objectifs à long terme ? Ou bien accordez-vous votre attention à l’élément le plus urgent de votre liste ? Utilisez la matrice d’Eisenhower est un bon moyen pour éviter le piège des tâches qui semble urgent et faire davantage ce qui est vraiment important pour vous.
C’est quoi la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un outil simple permettant d’envisager les résultats à long terme de vos tâches quotidiennes et de vous concentrer sur ce qui vous rendra le plus efficace, et pas seulement le plus productif. Elle vous aide à visualiser toutes vos tâches dans une matrice d’urgence/importance. Toutes vos tâches quotidiennes et vos projets importants se retrouveront dans l’un de ces quatre quadrants :
- Tâches urgents et importants à réaliser immédiatement.
- Tâches/projets non urgents et importants à planifier dans votre calendrier.
- Tâches urgents et sans importance à déléguer à quelqu’un d’autre.
- Projets non urgents et non importants à supprimer.
Dans le monde réel, la distinction entre urgent/non urgent, important/non important est beaucoup plus floue que dans des conditions expérimentales.
Voici comment Stephen Covey la décompose :
Les questions urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate. Ce sont les problèmes visibles qui surgissent et exigent votre attention MAINTENANT. Souvent, les questions urgentes s’accompagnent de conséquences claires en cas de non-réalisation de ces tâches. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer trop de temps à éteindre des feux peut générer beaucoup de stress et entraîner un épuisement au niveau académique.
Les questions importantes, en revanche, sont celles qui contribuent aux objectifs à long terme et aux valeurs de la vie. Ces éléments nécessitent une planification et une action réfléchie. Lorsque vous vous concentrez sur les questions importantes, vous gérez votre temps, votre énergie et votre attention au lieu de dépenser ces ressources sans réfléchir. Ce qui est important est subjectif et dépend de vos propres valeurs et objectifs personnels.
Les éléments de la matrice d’Eisenhower
Quadrant 1 : Urgent et important
Les tâches urgentes et importantes exigent que vous agissiez rapidement. Ces tâches sont généralement assorties d’échéances visibles et de conséquences en cas de retard dans l’action. Le plus souvent, il s’agit de choses qui vous ont été imposées par une source extérieure ou de choses que vous avez repoussées jusqu’à ce que vous soyez confronté à une échéance imminente. Dans tous les cas, ils nécessitent une réponse en mode crise.
Mais, le fait de passer trop de temps sur les tâches du quadrant 1 peut entraîner une augmentation du stress, un épuisement et le sentiment que vos journées échappent à votre contrôle.
Quadrant 2 : Pas urgent et important
Les tâches non urgentes, mais importantes, sont les activités qui vous aident à atteindre vos objectifs à long terme. Elles peuvent ne pas avoir de date limite (ou même de date de fin), il est donc facile de les remettre à plus tard au profit de tâches plus urgentes. Cependant, ces tâches ont un effet beaucoup plus important sur votre efficacité à long terme à atteindre vos objectifs.
Le quadrant 2 est le point idéal pour la gestion du temps personnel. C’est l’endroit où vous vous concentrez non pas sur les problèmes (comme dans le cas de Q1) mais sur les opportunités et la croissance. Vivre à partir de ce quadrant de la matrice signifie que vous êtes proactif et que vous donnez la priorité aux activités qui développent vos compétences et votre énergie, et qui contribuent à la réalisation d’objectifs significatifs.
Quadrant 3 : Urgent et pas important
Les tâches urgentes mais non importantes sont décrites comme du travail occupé. Ces tâches sont souvent fondées sur des attentes fixées par d’autres personnes et ne vous rapprochent pas de vos objectifs à long terme. Il est important de déléguer autant de tâches Q3 que possible.
Quadrant 4 : Non urgent et non important
Les tâches non urgentes et non importantes sont des activités qui font perdre du temps et qui doivent être supprimées. Ces activités ne contribuent pas à la réalisation de vos objectifs, mais peuvent finir par vous faire perdre beaucoup de temps. C’est le quadrant de l’excès et de la gratification immédiate qui vous laisse finalement un sentiment d’insatisfaction. Ne vous méprenez pas, nous avons tous besoin de temps libre. L’essentiel est que ces activités constituent un équilibre pour les aspects stressants de la vie scolaire.
Utilité de la matrice Eisenhower
Essayez la matrice Eisenhower si vous…
- Vous retrouvez à courir partout sans savoir ou vraiment donner de la tête toute la journée (au sens figuré).
- Êtes occupé mais n’avez pas l’impression que votre travail donne les résultats escomptés ou a un impact important.
- Avez des objectifs à long terme, mais vous n’avez ni le temps ni l’énergie pour les atteindre.
- Avez du mal à déléguer et/ou à dire non
Décider des tâches à accomplir et de celles à supprimer devient beaucoup plus facile lorsque vous êtes clair sur ce qui est important pour vous. La matrice d’Eisenhower n’est pas une stratégie parfaite, mais elle est un outil de décision utile pour augmenter votre productivité et éliminer les comportements qui vous prennent de l’énergie mentale, vous font perdre du temps et vous font rarement avancer vers vos objectifs.